Aftaler og betalingsbetingelser

Aftaler og betalingsbetingelser

Aftaler og afbestillingsregler vedr. selskabsarrangementer.

Ved indgåelse af aftaler om arrangementer på Danhostel Faxe gælder følgende: Selskabsarrangementet bliver beskrevet i en skriftlig ordre, der er bekræftet af Danhostel Faxe og kunden. Denne ordre skal indeholde nøjagtige oplysninger om:

  • Den aftalte menu og øvrige ydelser, herunder f.eks. vin menu, kaffe, natmad m.m.
  • Dato og tidsramme for arrangementet
  • Arrangementets samlede pris
  • Reservationsgebyr. Ved aftalens indgåelse betaler kunden et reservationsbeløb. Gebyret fratrækkes den endelige afregning, men refunderes ikke ved eventuel afbestilling. Læs mere om reservationsgebyr nedenfor.
  • Depositum og betalingsterminer. Der betales depositum ifølge Danhostel Faxes aftale grundlag. Depositum fratrækkes den endelige afregning og tilbagebetales ved rettidig afbestilling. Læs mere om depositum nedenfor.
  • Hvis arrangementet strækker sig ud over almindelig lukketid (kl. 24:00) eller det aftalte tidsrum, vil Danhostel Faxe kræve særskilt betaling for de udgifter, der bliver påført herved.

Selskabsarrangementer – afbestilling i tide:

  • Afbestilling af arrangementer for 12 personer og derover, skal rettidigt ske skriftligt senest 4 uger før afvikling af det bestilte arrangement.
  • Afbestilling af arrangementer for færre end 12 personer skal rettidigt ske skriftligt senest 2 uger før afvikling af det bestilte arrangement.

Danhostel Faxe vil kræve godtgørelser efter følgende vilkår ved afbestilling af selskabsarrangement:  

  • Ved afbestilling af hele selskabsarrangementet eller ved reduktion på mere end 10 % til og med 6 døgn før afvikling af arrangement opkræves godtgørelse på 50 % af den samlede pris jævnfør ordren.
  • Ved afbestilling af hele selskabsarrangementet eller ved reduktion på mere end 10 % senere end 6 døgn før afviklingen af det bestilte arrangement opkræves en godtgørelse på 75 % af prisen for de afbestilte ydelser.

Endvidere gælder:

  • Danhostel Faxe vil ved forevisning af regning kræve, at kunden ved rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.
  • Ved manglende fremmøde har Danhostel Faxe krav på betaling af fuld pris for arrangementet.

Regler vedr. kurser og konferencer samt div. andre mødeaktiviteter.

Ved indgåelse af aftaler om arrangementer på Danhostel Faxe gælder der følgende: Arrangementet bliver beskrevet i en skriftlig ordre, der underskrives af Danhostel Faxe og kunden. Denne ordre skal indeholde nøjagtige oplysninger om:

  • Opholdets varighed,
  • Omfanget af faciliteter, der stilles til rådighed,
  • Antal måltider samt øvrig servering.
  • Ved overnatning skal antal værelser og den samlede pris pr. mødedeltager være angivet.
  • Reservationsgebyr. Læs mere om reservationsgebyr nedenfor.
  • Depositum og betalingsterminer. Læs mere herom nedenfor.

Den aftalte pris er baseret på det antal dage, kurset/konferencen/mødet skal vare i henhold til bestilling. Ankomst efter aftalt tidspunkt og afrejse før afslutning berettiger ikke til nedslag i prisen ifølge tilbud.

Senest 1 uge før kurset/konferencen/mødet finder sted, skal kunden fremsende en navneliste over mødedeltagerne – samt ved overnatning tillige den endelige fordeling på det bestilte antal værelser. Samtidig skal gæsten fremsende programmet for kurset/konferencen/mødet med angivelse af aktiviteter, måltider og øvrig servering.

Afbestillingsregler for Kurser, konferencer og møder:

  • Afbestilling af hele kurset/konferencen/mødet kan rettidigt ske skriftligt senest 6 uger før afholdelse. Enhver form for reduktion i antal af deltagere, tidsrum m.v. – skal ske skriftligt senest 3 uger før arrangementet finder sted.

Danhostel Faxe vil kræve godtgørelse efter følgende vilkår for afbestilling af kurser, konferencer og møder.

  • Ved afbestilling senere end 6 uger, før arrangementet, vil der blive krævet godtgørelse svarende til 65 % af prisen for de bestilte ydelser.
  • Ved reduktion på mere end 35 % i antal deltagere eller ved reduktion senere end 3 dage før arrangementet, vil Danhostel Faxe kræve godtgørelse svarende til 65% af prisen for de bestilte ydelser.
  • Danhostel Faxe vil ved forevisning af regning kræve, at kunden ved rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.
  • Ved manglende fremmøde vil Danhostel Faxe kræve den fulde pris for kurset/konferencen/mødet.

Generelle regler for bekræftelse og afbestilling.

Reservation skal altid foreligge i form af en ordrebekræf­telse eller reservations­-aftale, der er bekræftet skriftligt af begge parter. Enhver afbestilling eller ændring i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til de gældende tidsfrister for det pågældende arrangement.

Reservationsgebyr.

Når aftale underskrives og reservation foreligger, skal kunden betale et reservationsgebyr på 500 kr. ved arrangementer på op til 12 personer og 1000 kr. ved arrangementer til 12 personer eller derover. Gebyret fratrækkes den endelige afregning, men refunderes ikke ved eventuel afbestilling.

Depositum og betalingsbetingelser.

Senest 3 måneder før arrangementets afholdelse skal kunden indbetale et depositum på 25 % af arrangement samlede pris og senest 6 uger før skal der indbetales yderligere 25 %.

Såfremt arrangementet bestilles senere end 3 mdr. før afholdelse betales 25 % så snart ordrebekræftelse foreligger og herefter 25 % 6 uger før afholdelsen. Ved bestilling af arrangement, der afholdes indenfor 6 uger, betales 65 % i depositum ved ordrebekræftelse. Depositum fratrækkes den endelige afregning og tilbagebetales ved rettidig afbestilling.

Tabsbegrænsning.

Danhostel Faxe har til enhver tid ret til at søge et eventuelt tab begrænset ved at udleje de bestilte lokaler til anden side. Såfremt Danhostel Faxe stiller krav om godtgørelse for forsinket afbestilling, kan kunden kræve bevis for, at udlejning til anden side ikke har fundet sted.

Aflysning eller omplacering.

I tilfælde af aflysning eller omplacering fra Danhostel Faxes side, kan kunden kræve at blive holdt skadesløs for samtlige dokumenterede ekstra omkostninger, kunden herved får.

Såfremt kunden ønsker at reklamere over arrangementet eller rejse krav om godtgørelse, skal det meddeles Danhostel Faxe senest en måned efter, at arrangementet har, eller skulle have, fundet sted.

Force majeur.

Ved helt ekstreme forhold uden for parternes kontrol (force majeure) kan afbestilling/aflysning ske vederlagsfrit.

Regelsættet omkring afbestilling af arrangementer eller lignende på Danhostel Faxe tager udgangspunkt i de af Horesta angivne regler.

Kundens sikkerhed.

Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med reservation, afvikling af et arrangement eller lignende, kan man som forbruger rejse sagen over for Ankenævnet for hotel, restaurant og turisme. Alle klager op til 150.000 kr. vil kunne behandles.

Regelsættet er udtryk for branchekutyme og omfatter regler for reservation og afbestilling af selskabsarrangementer samt kurser, konferencer og møder i det omfang, der ikke er truffet anden særskilt aftale herom.

Branchens kutyme i Danmark svarer helt til de internationale regler på området og lægges typisk til grund for afgørelser i Ankenævnet for hotel, restaurant og turisme samt ved landets domstole.